Excel Online এবং Real-Time Collaboration হল আধুনিক Excel ফিচার, যা ব্যবহারকারীদের একই ফাইলের উপর একসঙ্গে কাজ করার সুযোগ দেয়, এমনকি তারা বিভিন্ন স্থান থেকে কাজ করলেও। এটি ক্লাউড-ভিত্তিক সিস্টেমে কাজ করার সুবিধা প্রদান করে, যেখানে একাধিক ব্যবহারকারী একসঙ্গে ফাইল সম্পাদনা করতে পারেন এবং পরিবর্তনগুলি একে অপরের কাছে তাত্ক্ষণিকভাবে দৃশ্যমান হয়।

Excel Online কী?

Excel Online হল Microsoft Excel-এর একটি ওয়েব ভিত্তিক সংস্করণ, যা OneDrive, SharePoint, বা Microsoft 365 প্ল্যাটফর্মের মাধ্যমে অ্যাক্সেস করা যায়। এটি ক্লাউডে কাজ করার সুবিধা প্রদান করে, যেখানে আপনি Excel ফাইল তৈরি, সম্পাদনা, শেয়ার এবং সেভ করতে পারেন যেকোনো স্থানে এবং যেকোনো সময়।

Excel Online-এর বৈশিষ্ট্যসমূহ:

• ক্লাউডে সংরক্ষণ: Excel ফাইলগুলি OneDrive বা SharePoint-এ সংরক্ষিত থাকে, এবং আপনি যেকোনো ইন্টারনেট সংযোগ থেকে ফাইলটি অ্যাক্সেস করতে পারেন।
• বেসিক ফিচার: Excel Online বেশিরভাগ সাধারণ Excel ফিচার সমর্থন করে, যেমন ফর্মুলা, গ্রাফ, ডেটা এন্ট্রি, এবং সহজ ফরম্যাটিং। তবে কিছু অ্যাডভান্সড ফিচার (যেমন, ম্যাক্রোস) পূর্ণ সংস্করণের তুলনায় সীমিত।
• কোনো সফটওয়্যার ইনস্টল করার প্রয়োজন নেই: এটি সরাসরি ব্রাউজারে কাজ করে, ফলে সফটওয়্যার ইনস্টল করার প্রয়োজন নেই।
• ওয়েব এক্সেস: যেকোনো মোবাইল বা ডেস্কটপ ব্রাউজার থেকে সহজেই অ্যাক্সেস করা যায়।

Real-Time Collaboration (রিয়েল-টাইম সহযোগিতা)

Real-Time Collaboration ফিচারটি Excel Online-এ ব্যবহারকারীদের একে অপরের সঙ্গে সরাসরি কাজ করতে সহায়তা করে। একাধিক ব্যবহারকারী একসাথে একটি Excel ফাইলের উপর কাজ করতে পারেন, এবং তাদের পরিবর্তনগুলো একে অপরের কাছে তাত্ক্ষণিকভাবে দৃশ্যমান হয়। এটি দলগত কাজের জন্য অত্যন্ত কার্যকরী।

Real-Time Collaboration-এর সুবিধা:

1. একই ফাইলে একাধিক ব্যবহারকারী কাজ করতে পারে:
   • আপনি এবং আপনার সহকর্মীরা একই Excel ফাইলের উপর একসঙ্গে কাজ করতে পারেন। একদিকে আপনি একটি সেল পরিবর্তন করছেন, আর অন্যদিকে অন্য ব্যক্তি অন্য সেলে কাজ করতে পারেন।
2. অটোমেটিক আপডেট:
   • যখন এক ব্যবহারকারী ফাইলটি সম্পাদনা করে, তখন পরিবর্তনগুলো অন্য ব্যবহারকারীর স্ক্রিনে তাত্ক্ষণিকভাবে আপডেট হয়ে যায়। এতে সবার কাছে সর্বশেষ ডেটা উপস্থিত থাকে।
3. কমেন্ট এবং চ্যাট:
   • Excel Online-এ Commenting ফিচার ব্যবহার করে আপনি সেল বা রেঞ্জে মন্তব্য করতে পারেন এবং তাত্ক্ষণিকভাবে আলোচনা করতে পারেন। @mentions ব্যবহার করে নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে মন্তব্যের মাধ্যমে জানানোর সুবিধা রয়েছে।
4. শেয়ারিং:
   • আপনি Excel ফাইল শেয়ার করতে পারেন। শেয়ার করা ফাইলের জন্য অনুমতি দিতে পারেন, যেমন View বা Edit। আপনি যাদের শেয়ার করছেন, তারা Excel Online-এর মাধ্যমে ফাইলটি দেখতে এবং সম্পাদনা করতে পারবেন।
5. Revision History:
   • Version History বা Revision History ফিচারের মাধ্যমে আপনি পূর্ববর্তী সংস্করণগুলি দেখতে এবং পুনরুদ্ধার করতে পারেন, যা পরিবর্তনের ট্র্যাক রাখে।

Real-Time Collaboration-এর ধাপ:

1. Excel ফাইল শেয়ার করা:
   • File ট্যাব থেকে Share বাটনে ক্লিক করুন।
   • আপনি যাদের সাথে ফাইল শেয়ার করতে চান তাদের ইমেইল অ্যাড্রেস প্রদান করুন অথবা একটি লিংক জেনারেট করে পাঠিয়ে দিন।
2. Permissions সেট করা:
   • আপনি কাকে View বা Edit অনুমতি দিবেন তা নির্বাচন করতে পারেন।
3. Collaborators-এর সাথে কাজ করা:
   • একাধিক ব্যবহারকারী একসঙ্গে কাজ করার সময়, তাদের পরিবর্তনগুলি একে অপরের স্ক্রিনে তাত্ক্ষণিকভাবে দেখা যাবে।
   • আপনি Comments এর মাধ্যমে একে অপরের সাথে আলোচনা করতে পারেন।

Excel Online এবং Real-Time Collaboration ব্যবহার করে সহযোগিতা

উদাহরণ:

ধরা যাক, আপনি একটি বাজেট প্ল্যান তৈরি করছেন এবং এটি শেয়ার করছেন আপনার দলের সদস্যদের সাথে। তাদের সবার কাছে একে অপরের কাজ দেখতে এবং সঙ্গতিপূর্ণভাবে সমন্বয় করতে Excel Online এবং Real-Time Collaboration ব্যবহৃত হবে। যখন একজন সদস্য মাসিক ব্যয়ের জন্য একটি নতুন মান ইনপুট করবেন, অন্য সদস্যরা তা তাত্ক্ষণিকভাবে দেখতে পাবেন এবং তা নিয়ে আলোচনা করতে পারবেন।

এছাড়া, যদি আপনি একটি প্রজেক্ট রিপোর্ট তৈরি করছেন এবং কিছু তথ্য আপনার সহকর্মীর কাছে যাচাই করতে চান, আপনি Comments ব্যবহার করে নির্দিষ্ট সেলে মন্তব্য করতে পারেন এবং তাদের প্রতিক্রিয়া পেতে পারেন।

সারাংশ

Excel Online এবং Real-Time Collaboration ফিচারটি Microsoft 365 এর মাধ্যমে ব্যবহারকারীদের সহযোগিতার মাধ্যমে একটি Excel ফাইলের উপর একসঙ্গে কাজ করার সুযোগ দেয়। এটি ক্লাউডে ডেটা সঞ্চয় এবং শেয়ার করার সুবিধা প্রদান করে, যা আপনাকে যে কোনও স্থানে এবং যেকোনো সময় সহযোগিতা করতে সহায়ক। Real-Time Collaboration ফিচারটি একাধিক ব্যবহারকারীর পরিবর্তনগুলোকে তাত্ক্ষণিকভাবে একে অপরের কাছে দৃশ্যমান করে তোলে, যা দলগত কাজের জন্য অত্যন্ত কার্যকর।